Dịch vụ vệ sinh văn phòng, giặt thảm và ghế văn phòng tại TP.HCM

Mỗi khu vực trong văn phòng có cách bám bẩn và mức độ ưu tiên khác nhau. Trong buổi khảo sát, chuyên viên Up lập danh mục công việc theo từng khu, để đội ngũ phụ trách biết rõ cần làm gì, làm đến đâu và nghiệm thu theo tiêu chí nào.

Sảnh, quầy lễ tân

Lau sàn, quầy, cửa kính ra vào, ghế chờ, kệ tạp chí; đây là nơi khách hình thành ấn tượng đầu tiên nên thường được ưu tiên làm đầu buổi.

Khu làm việc

Hút bụi sàn hoặc thảm, lau mặt bàn trống, vách ngăn, tay nắm cửa, công tắc; đổ thùng rác và thay túi. Bàn đang có tài liệu được giữ nguyên.

Phòng họp

Lau bàn họp, ghế, bảng viết, xếp lại ghế theo bố trí chuẩn; kiểm tra vết cà phê, vết bút trên mặt bàn và thảm.

Pantry

Bồn rửa, mặt bếp, lò vi sóng, mặt ngoài tủ lạnh dùng chung, máy pha cà phê (phần vỏ ngoài), khu để cốc; xử lý rác ướt trong ngày.

Nhà vệ sinh

Bồn cầu, bồn tiểu, lavabo, gương, sàn và vách; bổ sung giấy, xà phòng do văn phòng cung cấp; khử mùi khu vực.

Kính, vách kính

Vách kính phòng họp, cửa kính và mặt trong cửa sổ trong tầm tiếp cận an toàn. UpClean không nhận lau kính mặt ngoài toà nhà bằng dây treo hay gondola.

Một kế hoạch vệ sinh văn phòng hợp lý không làm mọi việc với cùng một tần suất. Việc chia công việc theo tầng nấc giúp chi phí hợp lý mà văn phòng vẫn luôn chỉn chu.

Mỗi buổi

Rác, pantry, nhà vệ sinh, sảnh, bàn họp và các bề mặt chạm tay nhiều.

Hằng tuần

Lau kỹ vách kính, chân bàn, chân ghế, ô cửa gió, cạnh tủ; hút bụi sâu các góc ít người qua lại.

Hằng tháng hoặc hằng quý

Chà sàn, lau đèn trong tầm với, vệ sinh tủ lạnh dùng chung, xử lý vết bẩn cục bộ trên thảm và ghế.

Theo mùa

Giặt thảm, giặt ghế, vệ sinh máy lạnh, tổng vệ sinh trước Tết hoặc sau sửa chữa.

Theo dịp

Trước buổi đón đối tác, đoàn kiểm tra hay sự kiện nội bộ, có thể đặt thêm một buổi làm kỹ sảnh, phòng họp và nhà vệ sinh ngoài lịch thường lệ; chi phí buổi bổ sung được báo trước bằng văn bản.

Nhiều doanh nghiệp tìm dịch vụ cung cấp tạp vụ vì chưa muốn tuyển nhân sự riêng. Với văn phòng vừa và nhỏ, tạp vụ văn phòng theo giờ thường là lựa chọn gọn nhẹ: chuyên viên đến vào khung giờ cố định, làm theo danh mục đã thống nhất rồi bàn giao. Hình thức này được trình bày chi tiết tại trang Cung cấp tạp vụ.

Hợp đồng vệ sinh định kỳ phù hợp khi văn phòng cần thêm các hạng mục chuyên sâu theo chu kỳ, muốn một báo giá trọn gói theo tháng và một báo cáo chung. Nếu Quý doanh nghiệp cần nhân sự có mặt suốt ngày làm việc, xin trao đổi khi khảo sát để UpClean xác nhận khả năng đáp ứng trước khi báo giá.

Tạp vụ theo giờ

Linh hoạt số buổi trong tuần; phù hợp văn phòng ít người, mặt bằng gọn; dễ bắt đầu và điều chỉnh.

Hợp đồng định kỳ

Gộp vệ sinh hằng ngày với giặt thảm, giặt ghế, máy lạnh trong một lịch; có báo cáo hằng tháng và hoá đơn VAT theo kỳ.

Thảm tấm và thảm trải sàn văn phòng giữ bụi mịn, vết cà phê và mùi ẩm, nhất là ở lối vào và hành lang. Dịch vụ giặt thảm văn phòng được thực hiện theo quy trình của trang Giặt thảm, sắp vào cuối ngày hoặc cuối tuần để thảm có thời gian khô trước giờ làm việc.

Ghế xoay lưng nỉ, ghế lưới, ghế da phòng họp được làm theo quy trình của trang Giặt ghế: chất liệu nào xử lý theo cách ấy, da không giặt ướt, lưng lưới hạn chế nước. Việc vệ sinh ghế văn phòng số lượng lớn được chia đợt theo khu, để bộ phận nào cũng còn chỗ ngồi khi đang làm.

Máy lạnh treo tường và âm trần trong văn phòng cũng nên được vệ sinh cùng đợt với thảm và ghế: bụi rơi ra khi tháo lưới lọc sẽ được xử lý luôn trong lần giặt thảm, tránh phải làm sạch sàn hai lần. UpClean gộp các hạng mục này vào một lịch, một Up Report.

• Phạm vi công việc được viết thành danh mục cụ thể theo từng khu vực, không chỉ ghi chung chung "vệ sinh văn phòng".
• Báo giá trọn gói bằng văn bản, nêu rõ những gì đã gồm và những gì cần đồng ý riêng.
• Nhân sự được xác minh nhân thân, có họ tên, hình ảnh gửi trước; quy định về tài liệu, khu vực hạn chế được thống nhất từ đầu.
• Cách nghiệm thu rõ ràng: ảnh trước – sau, danh mục kiểm tra, cách xử lý khi hạng mục chưa đạt.
• Chứng từ đầy đủ: hợp đồng, hoá đơn VAT, báo cáo theo kỳ cho bộ phận hành chính và kế toán.
• Địa bàn phục vụ thực tế. UpClean phục vụ thường xuyên văn phòng tại An Khánh (Sala, Thủ Thiêm, Thảo Điền), Bình Trưng, Cát Lái, Phú Mỹ Hưng (Tân Mỹ, Tân Hưng), Thạnh Mỹ Tây (Bình Thạnh), Quận 1, 3, 4 cũ, Phú Nhuận cũ và xã Nhà Bè; văn phòng tại Quận 5, 6, 8, 10, 11, 12, Gò Vấp, Tân Bình, Tân Phú và Quận 9 cũ cũng được tiếp nhận, lịch khảo sát xác nhận khi đặt.

Mỗi buổi làm việc kết thúc bằng Up Report gửi qua Zalo hoặc WhatsApp: ảnh trước – sau tại các điểm chính và danh mục công việc đã hoàn tất. Người phụ trách hành chính có thể đối chiếu ngay mà không cần đi kiểm tra từng phòng.

Nếu hạng mục nào chưa đạt, UpClean làm lại miễn phí trong 48 giờ kể từ khi nhận Up Report. Cam kết 3 Đúng áp dụng cho mọi lịch: Đúng hẹn (trễ quá 15 phút được giảm 10% hoá đơn lần đó), Đúng giá (không phát sinh khi chưa đồng ý bằng văn bản), Đúng vị trí (đồ đạc được hoàn trả về chỗ cũ).

• Chuyên viên không đọc, không sắp xếp, không di chuyển giấy tờ trên bàn; bàn có tài liệu chỉ được làm phần mặt trống.
• Không mở ngăn kéo, tủ hồ sơ, tủ cá nhân; không thao tác trên máy tính, màn hình, thiết bị mạng.
• Phòng giám đốc, phòng kế toán, phòng máy chủ là khu vực hạn chế nếu Quý doanh nghiệp yêu cầu, chỉ làm khi có người đi cùng.
• Thẻ ra vào, chìa khoá giao nhận theo biên bản; danh sách nhân sự được đăng ký trước với ban quản lý toà nhà.
• Hư hại, nếu có, được báo trong 24 giờ kèm ảnh; UpClean đối chiếu ảnh nguyên trạng và chịu trách nhiệm theo chính sách khi lỗi do chuyên viên.

Sau khảo sát miễn phí, UpClean gửi báo giá trọn gói bằng văn bản theo diện tích, tần suất, khung giờ và các hạng mục chuyên sâu. Hoá đơn VAT do Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Uptech (MST 0316973414) phát hành theo kỳ thanh toán, kèm báo cáo công việc để bộ phận kế toán lưu hồ sơ.

Quý doanh nghiệp chưa sẵn sàng ký hợp đồng định kỳ có thể bắt đầu bằng một buổi tổng vệ sinh hoặc một đợt giặt thảm. Kết quả thực tế, cùng Up Report của buổi đó, là căn cứ để hai bên thống nhất phạm vi và tần suất phù hợp cho các tháng tiếp theo.

Danh mục chính thức của mỗi văn phòng được lập sau khảo sát. Bảng dưới đây là checklist mẫu cho một buổi vệ sinh văn phòng hằng ngày, giúp bộ phận hành chính hình dung phạm vi công việc và đối chiếu khi nghiệm thu. Trình tự luôn từ trên xuống dưới, từ khu sạch đến khu bẩn, nhà vệ sinh làm bằng dụng cụ riêng.

• Gợi ý nội quy vệ sinh văn phòng cho nhân viên: dọn ly tách sau khi dùng, không để thức ăn qua đêm tại bàn, phân loại rác tại pantry, báo ngay khi có sự cố rò rỉ nước. Nội quy rõ ràng giúp buổi vệ sinh tập trung vào làm sạch thay vì thu dọn.
• Đồ dùng vệ sinh văn phòng như dụng cụ, dung dịch do UpClean mang theo; vật tư tiêu hao (giấy, xà phòng, túi rác) do hai bên thống nhất trong hợp đồng.

Sảnh, lễ tân

Lau quầy, bàn chờ, tay nắm cửa kính; lau vân tay trên cửa kính; hút bụi hoặc lau sàn, thảm chùi chân.

Khu làm việc

Đổ rác, thay túi; lau mặt bàn trống (không xếp lại tài liệu); lau tay ghế, công tắc; hút bụi thảm hoặc lau sàn.

Phòng họp

Lau bàn họp, ghế, bảng viết khi được yêu cầu; sắp ghế ngay ngắn; kiểm tra rác và ly tách còn sót.

Pantry

Rửa bồn, lau mặt bếp, lò vi sóng, mặt ngoài tủ lạnh; đổ rác ướt; lau sàn khu vực pha chế.

Nhà vệ sinh văn phòng

Cọ bồn cầu, bồn tiểu, lavabo; lau gương, vách; kiểm tra giấy, xà phòng; lau sàn khô, xử lý mùi tại nguồn.

Cuối buổi

Kiểm tra lại từng khu theo danh mục, đóng cửa sổ khu đã làm, ghi Up Report gửi người phụ trách.

UpClean phục vụ thường xuyên các văn phòng, văn phòng đại diện và showroom tại những khu vực sau; với các quận nhận lịch theo hẹn, lịch khảo sát được xác nhận khi Quý doanh nghiệp đặt.

Thủ Thiêm, Thảo Điền, An Phú cũ

Phường An Khánh và Bình Trưng: văn phòng trong khu đô thị, nhà phố thương mại, shophouse.

Phú Mỹ Hưng

Văn phòng, showroom tại phường Tân Mỹ, Tân Hưng.

Trung tâm

Quận 1, Quận 3, Quận 4 cũ và Phú Nhuận cũ: văn phòng trong toà nhà, văn phòng tại nhà phố.

Bình Thạnh

Phường Thạnh Mỹ Tây và khu lân cận.

Cát Lái, Nhà Bè

Phường Cát Lái (Thạnh Mỹ Lợi cũ) và xã Nhà Bè.

Nhận lịch theo hẹn

Quận 5, 6, 8, 10, 11, 12, Gò Vấp, Tân Bình, Tân Phú và Quận 9 cũ.

Thay vì một mẫu hợp đồng dọn vệ sinh văn phòng dùng chung, UpClean soạn hợp đồng theo đúng phạm vi đã khảo sát, để hai bên có căn cứ nghiệm thu rõ ràng. Một hợp đồng thường gồm:

• Phạm vi công việc: danh mục theo từng khu vực, tần suất hằng ngày, hằng tuần, theo chu kỳ.
• Khung giờ làm việc, quy định ra vào, khu vực hạn chế và người tiếp nhận bàn giao.
• Tiêu chuẩn nghiệm thu, Up Report sau mỗi buổi, làm lại miễn phí trong 48 giờ với hạng mục chưa đạt.
• Phương án vật tư tiêu hao và các hạng mục chuyên sâu đi kèm như giặt thảm, giặt ghế, máy lạnh.
• Giá trọn gói theo tháng, kỳ thanh toán, hoá đơn VAT; điều kiện điều chỉnh phạm vi và chấm dứt hợp đồng.
• Trách nhiệm khi có hư hại: báo trong 24 giờ kèm ảnh, đối chiếu nguyên trạng và xử lý theo chính sách.